Geschreven door:
Leo Hoogma
Een van de belangrijke taken die bij het werk van een beveiliger met een portiers-of receptiedienst hoort is het registreren van inkomende en uitgaande bezoekers. In verband met veiligheid is het bij goed beveiligde locaties meestal niet de bedoeling dat mensen in- en uitlopen. De module Bezoekersregistraties in Secusoft vereenvoudigt de uit te voeren handelingen met betrekking tot registratie van deze bezoekers. En doordat alles centraal op één plek wordt opgeslagen is er in geval van calamiteiten tevens direct een actuele bezoekerslijst.
Bezoekers die zijn aangemeld door de opdrachtgever
Opdrachtgevers met toegang tot het klantenportaal kunnen bezoekers van te voren aanmelden. Zo zie jij als je aan jouw dienst begint al snel wie je vandaag kunt verwachten. Komt er een bezoeker die niet van te voren is aangemeld, dan dien je in de meeste gevallen contact op te nemen met je werkgever of de opdrachtgever, of deze bezoeker simpelweg direct de toegang te ontzeggen. Met de module Bezoekersregistraties worden lange rijen wachtenden bij de ingang voorkomen.
Gaat het om een bezoeker die is aangemeld, dan kun je deze met één druk op de knop registreren als aanwezig. Het is dan direct inzichtelijk voor iedereen die de juiste rechten heeft om Bezoekersregistraties te bekijken/gebruiken om wie het gaat, hoe laat deze bezoeker is gearriveerd, wie er als interne contactpersoon te boek staat en of er aan de bezoeker ook attributen zijn uitgegeven, zoals sleutels, een bezoekershesje of visitors badge, of anderszins.
Gaat het bijvoorbeeld om een medewerker voor de schoonmaak of glazenwasserij, mensen van een klussenbedrijf of iemand voor de techniek? Als de bezoeker aangemeld dan zie jij dat in je overzicht, en meld je diegene eenvoudig aan in Secusoft.
Komt een aangemelde bezoeker niet opdagen, dan kun je ook dit aangeven in Secusoft, door de bezoekersstatus aan te passen naar no-show.
Wanneer de bezoeker het object, het pand of de locatie, weer verlaat, kan je ook dat met één muisklik aangeven. Komt dezelfde bezoeker op een ander moment terug, dan kan de registratie eenvoudig gedupliceerd worden, zodat je niet alles opnieuw hoeft in te voeren.
Vertrek bezoeker tijdens dienst van collega
Maar wat nou als jouw dienst erop zit, en sommige bezoekers nog niet zijn vertrokken? Dat is zo handig aan Secusoft. Iedereen met de juiste rechten om bezoekersregistraties te gebruiken heeft inzicht via zijn eigen Secusoftomgeving. Staat een collega van je ingeroosterd op hetzelfde object, en ben jij naar huis, dan kan de collega het vertrek van de bezoeker registreren. Het tijdstip van vertrek wordt ook nu opgeslagen en is direct voor iedereen zichtbaar.
Wil je graag eens zien hoe dit werkt, of zijn er onduidelijkheden met betrekking tot het gebruik van de functie Bezoekersregistraties in Secusoft? Wij hebben een handige instructievideo gemaakt over dit onderwerp, voorzien van praktische voorbeelden zodat je nóg sneller aan de slag kunt met deze handige module.
Je mag ook direct aan de slag met onze software. We geven je 2 weken de tijd om onze vele modules voor rapportage, registratie, planning en meer te testen. Maak daarvoor een gratis proefaccount aan via deze link.
Wilt u nog meer blogberichten lezen? Ga dan naar de pagina Blog.