Wat dient het specifiek rapport (HSR) te bevatten?

Leo Hoogma - Secusoft, dé software voor beveiligers

Geschreven door:
Leo Hoogma, 6 maart 2018

Het specifiek rapport, ofwel HSR, is een dienstrapport in de beveiliging dat de beveiliger in Secusoft opmaakt wanneer deze een bijzondere situatie aantreft die hij of zij niet vertrouwt. Hier zie je een voorbeeld van het specifiek rapport.

Het specifiek rapport is een officieel document en kan door justitie worden gebruikt bij rechtsvervolging, bijvoorbeeld als er een strafbaar feit is gepleegd. De opmaak van het specifiek rapport lijkt misschien lastig of ambtelijk, maar er is een handig ezelsbruggetje bedacht om dit te onthouden, namelijk AVONDBAR. Verderop in dit blogbericht vertellen we wat dit inhoudt.

Officiële documentatie
Het specifiek rapport (HSR) dient alle bijzonderheden van een betreffend voorval te bevatten, opgeschreven in begrijpelijke taal. Je mag de situatie niet amicaal beschrijven. Het rapport is namelijk niet alleen bestemd voor je eindverantwoordelijke en de klant die de beveiligingsopdracht heeft gegeven, maar kan in geval van een rechtszaak ook als bewijs gebruikt worden. Het zal dan gelezen worden door de officier van justitie en de rechter. Zorg daarom dat je in korte, heldere zinnen formuleert wat je aantrof en hoe je hebt gehandeld.

Wanneer het rapport niet goed is geschreven, wordt het als onrechtmatig aangemerkt en kan het niet als bewijs worden gebruikt.

Feiten, geen mening
Het specifiek rapport dient enkel de feiten te bevatten. Beschrijf wat je zag, hoorde, rook etc. Als je vermoedens hebt over hoe of waarom iemand op een bepaalde manier handelde, mag je dit alleen vermelden als ze in het kader van het onderzoek van nut kunnen zijn. Zet er dan duidelijk bij waarom je iets dergelijks vermoedt. Beperk je voor de rest tot de door jou waargenomen feiten.

Wat betekent AVONDBAR bij het specifiek rapport (HSR)?

Aangezien het Specifiek rapport een officieel document is, moet het ook een officiële opmaak hebben. Het rapport dient aan iemand gericht te zijn en een onderwerp, nummer en eventuele bijlagen te bevatten. Een handig ezelsbruggetje voor de volgorde van de vereiste punten is: AVONDBAR. Dat ziet er in de praktijk als volgt uit:
Aan:
Van:

Onderwerp:
Nummer:
Datum:

Bijlage(n):
Afschriften:

Rapport:

De waarheid
Het is wellicht overbodig om te vermelden, maar HSR dient alleen waarheden te bevatten. Wanneer je dingen in de rapportage zet die niet echt gebeurd zijn, ben je strafbaar. Noteer de 7 gouden W's, te weten: Wie? Wat? Waar? Wanneer? Waarmee? Welke wijze (hoe)? en Waarom?

Voorbeeld van het specifiek rapport (HSR) met AVONDBAR

Hier zie je een voorbeeld van hoe een ingevuld specifiek rapport eruit ziet. Maak je als beveiliger gebruik van de software Secusoft, dan worden alle bevindingen automatisch in chronologische volgorde gezet. In de praktijk wordt het specifiek rapport meestal gebruikt als dienstrapport waaraan tijdstippen en controles worden toegevoegd. Dit biedt een zeer compleet en net HSR, mét logboek functie.

Met onze rapportagemodule heb jij als beveiliger een volledig rapport dat, mits juist ingevuld, dienst kan doen als officiële documentatie in geval van rechtsvervolging.

Grammaticaal correct
Het specifiek rapport dient in duidelijke taal te zijn geschreven. Zorg er daarom voor dat je de constateringen grammaticaal zo correct mogelijk noteert. Schrijf daarbij in de verleden tijd, probeer afkortingen te vermijden en zorg voor interpunctie (leestekens) in de tekst. Noteer tijdstippen in het 24-uurssysteem (dus bijvoorbeeld niet kwart over vijf maar 17:15 uur).

Het afschrift van het specifiek rapport is bedoeld voor de politie, deze zal namelijk een afschrift van jouw rapportage willen hebben indien zij aanwezig was bij het voorval.

Bij Secusoft vind je alle rapportages en meer op één plek

Met de rapportagesoftware van Secusoft heb je alles op één plek. Geen last met kwijtgeraakte of vies geworden handgeschreven rapporten, maar een net overzicht van rapportages, zoals het specifiek rapport, veilig opgeslagen op de server van Secusoft. De rapportages kunnen indien gewenst automatisch verzonden worden naar de opdrachtgever.

Wil je tijd besparen door niet steeds dezelfde opmerkingen te hoeven typen? Met Secusoft stel je zelf 'standaardopmerkingen` in. Zo ga jij als beveiliger nóg efficiënter te werk. Ook een stukje high lighten in je rapport is mogelijk. Het koppelen van QR/NFC-tags behoort tevens tot de mogelijkheden met Secusoft. Of maak eenvoudig een checklist voor elke rapportage. Je leest er alles over bij de uitgebreide functieomschrijving van alle modules.