Beschikbaarheid doorgeven en beoordelen voor medewerkers en planning

Geschreven door:
Leo Hoogma, 5 mei 2022

In Secusoft heb jij als werkgever de mogelijkheid om medewerkers zelf hun beschikbaarheid te laten doorgeven. Heeft een medewerker bijvoorbeeld een cursusdag, of staat er een doktersbezoek gepland, dan kan de medewerker eenvoudig doorgeven deze dag niet beschikbaar te zijn. Hier kan vervolgens rekening mee worden gehouden bij het maken van het dienstrooster.

De medewerker kan alleen aangeven of hij of zij beschikbaar is, als jij als werkgever hier toestemming voor geeft in de `Rechten`. Het verzoek komt vervolgens ter goedkeuring terecht bij de planner, die de doorgeven beschikbaarheid ziet op het dashboard en in de mail. Met één muisklik kan het verzoek worden goed- of afgekeurd, en de medewerker krijgt daar direct bericht van. Wel zo efficiënt en duidelijk voor iedereen.

Het recht om zelf de beschikbaarheid door te geven is per medewerker in te stellen
Allereerst is het belangrijk te bepalen door welke medewerkers deze functie binnen jouw onderneming gebruikt mag worden. Met het toewijzen van de rechten kun je dit per medewerker bepalen. Het is ook mogelijk om standaardrechten in te stellen, waarbij je gemakkelijk en snel elke (nieuwe) medewerker dezelfde rechten geeft. Dat scheelt werk en tijd.

Wil je liever dat alleen de planner of het management de gewenste beschikbaarheid in Secusoft zet? Dan lees je verderop in dit blog hoe je dat doet. Ook laten wij zien hoe dit in zijn werk gaat in onze nieuwste instructievideo.

Hoe geeft de medewerker de beschikbaarheid door?

Een van je medewerkers is een of meerdere dagen niet beschikbaar voor werk. Bijvoorbeeld omdat de medewerker een dagje vrij heeft, of op vakantie gaat. Maar het kan ook gaan om een tandarts- of doktersbezoek, of anderszins. Als de medewerker zelf de gewenste beschikbaarheid mag doorgeven in Secusoft, doet deze dat als volgt:

• De medewerker logt in via het Secusoftportaal van het bedrijf.
• De medewerker klikt in het menu op `rooster`.
• Per dag kan de medewerker nu aangeven of hij/zij beschikbaar, liever niet beschikbaar, of niet beschikbaar is. In geval van bijvoorbeeld vakantie of verlof, kan de medewerker de `herhaal de beschikbaarheid een x-aantal dagen`-functie gebruiken.
• Wanneer de aanvraag door de planning is beoordeeld, ziet de medewerker dit in het rooster verschijnen.

De doorgegeven beschikbaarheid wordt direct ter goedkeuring naar de planner gestuurd. Dit gebeurt per mail. Ook krijgt de planner een melding te zien op het dashboard, na het inloggen in Secusoft.

De planner kan de beschikbaarheidsaanvraag beoordelen door te klikken op het groene envelopje naast de aanvraag. Selecteer `goedgekeurd`, `afgekeurd`, of `in wacht gezet`, en klik op verstuur.
De medewerker krijgt direct een e-mail met de uitkomst van zijn of haar aanvraag, en ziet dit tevens in het eigen rooster staan.

Doorgegeven beschikbaarheid wordt getoond tijdens het plannen
Wordt er nu een nieuwe dienst ingepland, dan ziet de planner direct aan de naamkleur van de medewerker welke beschikbaarheid er is doorgegeven. De namen van medewerkers die niet beschikbaar zijn, zijn rood. De namen van medewerkers die wel beschikbaar zijn, zijn groen. Van medewerkers die hebben aangegeven op deze datum `liever niet beschikbaar` te zijn, wordt de naam in het drop-downmenu geel.

In het roosteroverzicht zie je ook direct welke medewerkers beschikbaarheid hebben doorgegeven. Met logische, herkenbare icoontjes heb je zo in één oogopslag duidelijk wie er wel en wie er niet kan werken die dag.

Hoeveel tijdswinst ga jij halen met Secusoft?

Is efficiëntie, overzicht en gebruiksgemak wat jij mist in je huidige systeem voor je backoffice? In Secusoft heb je alle planning, registratie, personeelsgegevens, klantgegevens, en meer op één plek. Gebruiksvriendelijkheid en uitstekende klantenservice zijn ons handelsmerk! Hoeveel tijd ga jij besparen met Secusoft? Bekijk hier wat andere ondernemers over ons zeggen.

Maak gratis een Secusoft proefaccount aan en ervaar 14 dagen vrijblijvend de vele voordelen van onze planning-, registratie- en facturatiesoftware.

Wilt u nog meer blogberichten lezen? Ga dan naar de pagina Blog.