Stuur jij al facturen in UBL?

Geschreven door:
Leo Hoogma, 4 maart 2021

Wanneer je zakendoet met de overheid of internationale klanten, heb je er vast al mee te maken, maar ook andere zakenrelaties vragen er steeds vaker om: UBL-facturen.
Een factuur in UBL is een e-factuur met een standaard opmaak, die internationaal gelezen kan worden. Secusoft streeft ernaar jou als ondernemer in de beveiligingsbranche een compleet systeem voor de planning, rapportage en facturatie aan te bieden, zodat jij je werkzaamheden nóg efficiënter kunt laten verlopen. Met Secusoft verstuur je facturen daarom eenvoudig in zowel PDF als UBL.

Wat is een UBL-factuur?

UBL (Universal Business Language) is de standaard opmaak voor elektronisch factureren. Een UBL-factuur kan internationaal gelezen worden. Je herkent een UBL-factuur aan de .xml-extensie.

Veel bedrijven maken hun facturen op in PDF, maar tegenwoordig gebruiken steeds meer ondernemers - daarnaast - UBL/XML. Dit is een geheel ander bestand dan de PDF die we allemaal kennen. Bij PDF staat er bijvoorbeeld een logo op, ook is het bij een nieuwe zakenrelatie vaak even zoeken naar het BTW-nummer, de factuurdatum en andere gegevens, zoals KvK-nummer van het bedrijf. Met een e-factuur in UBL staat dit altijd op eenzelfde plek, waardoor menselijk tussenkomen niet nodig is, en facturen automatisch kunnen worden ingeboekt.

Geef spookfacturen geen kans
Factureren in PDF werkt helaas het ontvangen van spookfacturen in de hand, omdat hierbij de afzender telkens handmatig moet worden geverifieerd. Wanneer dit niet juist gebeurt, bijvoorbeeld door tijdsdruk of door menselijke onopmerkzaamheid, bestaat de kans dat je betaalt aan een oplichter. Met UBL is dit niet mogelijk, omdat de verzender automatisch wordt gecontroleerd.

Kort gezegd: Een UBL-factuur maakt het mogelijk om factuurdata van boekhoudpakket A naar boekhoudpakket B te sturen zónder handmatige invoering. Zo kunnen maker en ontvanger via een UBL-factuur met elkaar communiceren zonder dat ze elkaar hoeven te kennen. Een UBL-factuur kun je tevens richten aan een KvK, BTW of OIN-nummer.

Met Secusoft verstuur je eenvoudig facturen in UBL/XML

Als je vanuit Secusoft een factuur stuurt naar jouw opdrachtgever, dan kun je deze automatisch als UBL/XML meesturen. Dat gebeurt in de nieuwste versie UBL 2.1. Onderaan het scherm waar je de facturen maakt staat de keuze "Stuur ook UBL/XML", en dit staat standaard op JA.

Alle voordelen van UBL/XML
Het gebruiken van UBL-facturen heeft veel voordelen. Hieronder geven we een beschrijving van de meest belangrijke invloeden op je bedrijf:

• Bedrijven betalen veel sneller je factuur
• Minder kans op fouten dankzij internationale opmaak
• Efficiënt en tijdbesparend

Technische informatie
Een elektronische factuur heeft de extensie .xml, wat betekent dat deze is opgemaakt in XML. Dat is programmeertaal die wordt gebruikt om gegevens op te slaan en gestructureerd de gegevens te tonen. Hierdoor wordt data voortaan automatisch herkend. De ontvanger moet de leverancier eenmalig toevoegen, waarna de opvolgende facturen automatisch als boekingsvoorstel toegewezen worden aan diezelfde leverancier.

Deze herkenning zorgt voor een veel sneller factuurverwerkingsproces. Er zijn geen menselijke tussen-handelingen meer nodig om de factuur te scannen, te controleren, of zelfs nog te printen. Dit zorgt niet alleen voor veel tijdbesparing bij accountants- en administratiekantoren, maar ook bij ondernemers en MKB-bedrijven binnen elke sector.

Benieuwd naar Secusoft? Maak een testaccount aan

Wil jij Secusoft gratis uitproberen, of ben je benieuwd naar alle functies van onze planning-, rapportage- en factuursoftware? Maak dan een testaccount aan, of bekijk de mogelijkheden en functies.

Wilt u nog meer blogberichten lezen? Ga dan naar de pagina Blog.