Nieuw: Checklist in rapportages!

Geschreven door:
Leo Hoogma, 20 januari 2022

Met Secusoft maak je vanaf nu zelf eenvoudig eigen checklists voor rapportages aan. De medewerker dient vervolgens alle items op deze checklist af te werken om de rapportage te voltooien. Hoe dat werkt lees je in dit blogbericht. We hebben er ook een instructievideo over gemaakt, waarin we stap voor stap uitleggen hoe je zelf controlepunten voor de lijst toevoegt en een nieuwe checklist aanmaakt.

Als ondernemer of leidinggevende wil je graag weten waar je aan toe bent. Je geeft medewerkers opdrachten mee voor de betreffende dienst, en wilt er zeker van zijn dat deze opdrachten klaar zijn aan het eind van de shift. Zonder controle geen zekerheid, en daarom komt Secusoft nu tegemoet aan de veelgehoorde vraag om checklists in de module rapportages te integreren.

Hiermee breiden we de bestaande, toch al zeer complete, rapportagemodule opnieuw uit met een handige tool die jou als ondernemer in bijvoorbeeld de beveiligingsbranche tijd bespaart. Ook voor medewerkers is het fijn, dingen vergeten wordt praktisch onmogelijk dankzij deze nieuwe handige functie binnen Secusoft.

Hoe werkt checklists voor rapportages aanmaken?

Kies hiervoor eerst welke items er op de checklist moeten komen, en voeg die items een voor een toe. Je kunt kiezen voor items waar de medewerker met ja of nee of moet antwoorden, zoals bijvoorbeeld: Is het hekwerk gecontroleerd?, of voor items met een tekstveld bij open vragen (bijv.: Hoeveel BHV-incidenten waren er?).

Heb je dit gedaan, dan kun je de checklistitems voor zoveel checklijsten gebruiken als je wilt. Geef bij het maken van een nieuwe checklist aan bij welk rapport deze moet worden getoond, bij dienstrapport eenvoudig, front desk, specifiek of uitgebreid, en koppel de lijst aan een bepaald object of opdrachtgever. Bij het aanmaken van een nieuwe rapportage voor dit object ziet de medewerker de checklist direct verschijnen.

Tussentijds opslaan
Om veiligheidsredenen wordt je na een te lange inactiviteit op Secusoft uitgelogd. Veel beveiligers en toezichthouders slaan daarom rapportages tussentijds op, omdat het maken van een rapportage soms wel een hele werkdag of dienst beslaat. Om gegevensverlies te voorkomen kan een rapport daarom tussentijds wel worden opgeslagen, ook als nog niet alle verplichte checklistitems zijn afgevinkt of beantwoord. Wél krijgt de medewerker dan de opvallende, rode waarschuwing te zien waarop staat: Let op: De checklist is nog niet afgehandeld!

Jouw voorkeursinstellingen bij Dienstrapport eenvoudig creëren nog meer tijdswinst
Ben je van de eenvoud, maar wil je wel grondig te werk gaan? Dan maak jij waarschijnlijk het liefst gebruik van `Dienstrapport Eenvoudig`. Hierbij kan je zelf de lay-out van de rapportage bepalen. Je kunt kiezen voor één groot rapportageveld, of losse rapportageregels per tijdstip. In combinatie met jouw eigen samengestelde checklist, heb je met Dienstrapport eenvoudig een prachtige rapportagemodule die precies aansluit bij jouw wensen. Wij kunnen eventueel de naam van dit type rapportage voor je aanpassen, zodat jij dit systeem voor specifieke doeleinden kunt gebruiken, zoals bijzondere controles en inspecties.

Secusoft denkt graag met je mee over alle facetten van het beveiligings- en handhavingsvak. We hopen daarmee te bereiken dat jouw onderneming nóg efficiënter gerund kan worden, zodat jij tijd overhebt voor andere dingen. Want een `eigen baas` zit het liefst nooit stil, toch?
Heb je zelf ideeën of mis je iets in de lange lijst met functies van onze plannings-, registratie- en facturatiesoftware? Aarzel dan niet en neem contact met ons op. Secusoft is ontworpen voor en mét beveiligers, handhavers en toezichthouders. Hier wordt écht naar jou geluisterd.

Wilt u nog meer blogberichten lezen? Ga dan naar de pagina Blog.