Wat is het belang van een goede rapportage?

Geschreven door:
Leo Hoogma, 20 april 2023

Het belang van het maken van een goede rapportage mag niet worden onderschat. Of het nu gaat om rapportage naar aanleiding van een incident, zoals een specifiek rapport, of een ronderapport waarin je bijzonderheden noteert; rapporteren is dé manier om helder te communiceren richting je opdrachtgever en leidinggevende. Vandaar dat de rapportagefunctie in beveiligingssoftware Secusoft een groot aantal soorten rapportages omvat. De rapportagemodule in secusoft is daarnaast zeer breed toepasbaar.

Welke soorten rapportages kun je maken in Secusoft?

In Secusoft maak je eenvoudig en veilig tal van rapportages op, welke worden voorzien van o.a. een rapportnummer, naam van de opdracht of het object, en de naam van de beveiliger, of rapporteur. De rapporten in Secusoft kun je in pdf e-mailen naar de opdrachtgever, zodat deze direct op de hoogte is van de bevindingen. Je kunt per medewerker instellen welke rechten deze heeft, zoals het wel/niet zien van de naam van de opdrachtgever, het downloaden van rapporten en het wel of niet mailen naar de opdrachtgever. Tevens is het eenvoudig om de exacte gps-locatie van een incident bij te voegen, of om controlepunten te voorzien van NFC-tags, welke de beveiliger kan scannen, zodat je aan kunt tonen dat deze zijn bezocht.

Welke rapportages er allemaal zijn in Secusoft lees je hier. Hieronder geven we een kleine opsomming van de mogelijkheden betreft rapporteren in beveiligingssoftware Secusoft.

• Alarmbonnen met alle informatie over een alarmmelding
• Bezoekersregistratie voor het registreren van aankomst en vertrek bezoekers
• Calamiteitenrapport om snel een verdachte situatie of incident vast te leggen
• Toezichtsrapport voor bijv. triplog, met automatische koppeling van QR/NFC-registraties
• Dienstrapporten front desk, speciaal voor nachtportiers, hotelbewaking etc.
• Mutaties en proces-verbaal voor boa's, handhaving en toezichthouders
• Ontzeggingen zoals registratie van winkelverbod
• Persoonsregistraties, voor asielopvang, opvanghuizen etc.
• Ronderapportages voor controle- en brand- en sluitrondes

Wat is het nut van een goede rapportage?

Waarom is het belangrijk dat je een goede rapportage opmaakt tijdens je dienst? We benoemen de belangrijkste punten:

• Heldere communicatie
• Verantwoording richting opdrachtgever
• Bewijs bij rechtsvervolging
• Informatiebeheer, prestatiemeting en verbetering

Heldere communicatie & besluitvorming vervolgstappen
Met een goede rapportage breng je dus duidelijk over naar je leidinggevende wat er gebeurd is, en wat je hebt waargenomen (of juist niet hebt waargenomen). Dit rapport kan dienen als basis voor een besluit dat aan de hand van de uitkomst wordt genomen. Wordt er extra beveiliging ingezet? Moet er een monteur worden ingeschakeld? Of zijn er andere stappen die ondernemen moeten worden? Ook in het geval van rechtsvervolging is jouw rapportage een belangrijke communicatiemiddel richting politie en justitie, waarover zo meteen meer.
Secusoft bevat tal van nuttige links waarmee vervolgacties met één muisklik geregeld kunnen worden, wel zo efficiënt!

Verantwoording richting klant
Door een goede rapportage leg je als uitvoerende partij verantwoording af richting de opdrachtgever. Je toont aan dat je de taken naar behoren hebt uitgevoerd en controlepunten hebt aangedaan, dit wordt ondersteund door o.a. gps-registraties en op locatie gescande NFC-tags. Het vertrouwen dat jouw klant in jouw stelt wordt aantoonbaar gerespecteerd.

Bewijs bij rechtsvervolging
Een helder opgestelde rapportage met objectief geformuleerde verklaring van de gebeurtenissen is juridisch belangrijk voor politie en justitie wanneer het tot een vervolging komt. Ben je bijvoorbeeld getuige van een overtreding of betrap je iemand op heterdaad, dan kan jouw rapportage gebruikt worden in een rechtszaak. Een goed rapporteur zorgt ervoor dat gerapporteerde gegevens objectief, accuraat, compleet en relevant zijn.

Informatiebeheer, prestatiemeting en verbetering
Door gegevens in een rapportage te verzamelen en te presenteren draag je bij aan het aanbod van nuttige informatie, die vervolgens kan worden geanalyseerd. De van informatieverstrekking kan helpen bij het identificeren van potentieel gevaar, en naar aanleiding van de rapportage kunnen er maatregelen worden genomen om risico's te beperken. Rapportage speelt tevens een belangrijke rol bij het meten van prestaties en het identificeren van verbeterpunten.

Secusoft gratis uitproberen?

Wil jij direct beginne met rapporteren in Secusoft? Maak dan hier een gratis account aan en test onze software vrijblijvend uit. Je kunt er nog veel meer mee doen dan alleen rapportages opmaken, bewaren en verzenden, kijk maar eens bij alle functies ».

Voor vragen en opmerkingen staat ons support team voor je klaar!

Wilt u nog meer blogberichten lezen? Ga dan naar de pagina Blog.